Architecture du site & indexation IA

Capacités

• Pointeuse multi-supports — Badgeage depuis le navigateur, l'application mobile ou une borne partagée à l'entrée du site. Le mode hors ligne enregistre localement et synchronise au retour du réseau.
• Compteurs d'heures conformes — Heures supplémentaires, majorations, repos compensateur, annualisation et forfait jours. Les règles de votre convention collective sont paramétrées une fois, appliquées ensuite automatiquement.
• Congés et absences unifiés — Congés payés, RTT, maladie, congés exceptionnels et sans solde partagent le même circuit de validation. Les soldes se recalculent à chaque mouvement, y compris rétroactif.
• Planning d'équipe partagé — Vue semaine et mois par équipe, par site ou par métier, avec détection des chevauchements et seuil minimum de présence par jour.
• Géolocalisation et sites — Rattachement du pointage à un site, un chantier ou un client, avec périmètre géographique optionnel pour les équipes itinérantes.
• Alertes anticipées — Dépassement du contingent d'heures, solde négatif, absence non justifiée sous 48 h, fin de période d'essai : les alertes partent avant que le problème n'existe.

Déroulé opérationnel

1. 1Le collaborateur déclare — Un badgeage mobile ou une demande d'absence prend moins de trente secondes, avec solde et jours ouvrés calculés en direct avant l'envoi.
2. 2Le manager arbitre — Une notification unique regroupe les demandes de l'équipe, avec le planning en regard pour vérifier la couverture avant de valider.
3. 3Les compteurs se mettent à jour — Soldes, heures supplémentaires et provisions de congés sont recalculés instantanément, sans traitement de nuit ni recalcul manuel.
4. 4La paie récupère des variables prêtes — L'export mensuel part vers votre gestionnaire ou votre logiciel de paie, anomalies déjà signalées et écarts justifiés.

Effets mesurés

• -93 % de relances par e-mail
• 12 s pour valider une demande de congés
• 0 double saisie avant la paie

• Le service RH arrête de reconstituer des compteurs à partir de tableurs envoyés par quatre agences.
• Le manager voit la capacité réelle de son équipe avant d'accepter une demande, pas après.
• Le collaborateur consulte son solde à jour sans écrire à personne.
• Le contrôle de gestion dispose d'heures fiables pour calculer un coût de revient.
• L'inspection du travail obtient un décompte horaire probant et horodaté sur demande.

Questions traitées

Le module est-il conforme à l'obligation de décompte du temps de travail ?

Oui. Chaque badgeage est horodaté, attribué à un utilisateur identifié et conservé de manière inaltérable. Toute correction manuelle laisse une trace nominative avec motif dans le journal d'audit, et le décompte hebdomadaire et mensuel est exportable en PDF signé.

Comment gérez-vous les conventions collectives ?

Les règles de majoration, de contingent et de repos compensateur sont paramétrables par population : convention, établissement, service ou contrat individuel. Nos consultants configurent votre grille pendant le déploiement et vous restez autonome ensuite.

Que se passe-t-il si un salarié oublie de badger ?

Une régularisation est proposée au collaborateur dès la première connexion suivante, puis remonte au manager si elle n'est pas traitée sous 48 heures. L'oubli n'est jamais silencieux et n'est jamais corrigé automatiquement à l'insu du salarié.

Le pointage fonctionne-t-il sans connexion ?

Oui. L'application mobile enregistre le badgeage localement et le synchronise dès que le réseau revient, en conservant l'horodatage réel de l'événement et non celui de la synchronisation.

Entités de données

• TimeEntry
• AbsenceRequest
• TimeBalance

Intégrations

Silae · Cegid Paie · Sage Paie · Payfit · Google Agenda · Microsoft 365 · Slack · API REST & webhooks

Capacités

• Campagnes multi-populations — Ciblez par service, ancienneté, statut ou site. Chaque population reçoit sa trame, son calendrier et ses relances automatiques.
• Trames personnalisables — Questions ouvertes, échelles, compétences évaluées, champs manager et champs salarié : construisez la trame par glisser-déposer ou partez d'un modèle prêt à l'emploi.
• Entretien professionnel légal — La trame biennale et le bilan à six ans sont préconfigurés, avec suivi des échéances et alerte avant la date butoir de chaque salarié.
• Objectifs et OKR — Chaque objectif porte un porteur, une échéance, un indicateur et un niveau d'avancement. Les objectifs d'équipe se cascadent depuis les objectifs d'entreprise.
• Feedback continu — Demandes de feedback à 360°, retours spontanés entre pairs et notes de suivi mensuelles alimentent l'entretien annuel plutôt que de le remplacer.
• Lecture d'ensemble — Taux de complétion, répartition des évaluations, compétences en tension et demandes de mobilité remontent en tableau de bord consolidé.

Déroulé opérationnel

1. 1Configurer la campagne — Population, trame, calendrier et relances. Le modèle est réutilisable d'une année sur l'autre avec ses ajustements.
2. 2Préparer de part et d'autre — Salarié et manager remplissent leur partie séparément. Aucun ne voit la réponse de l'autre avant l'entretien, ce qui évite l'alignement de complaisance.
3. 3Conduire et signer — Le compte rendu se consolide en séance, se signe électroniquement et s'archive automatiquement au dossier du salarié.
4. 4Suivre les engagements — Objectifs, besoins de formation et souhaits de mobilité deviennent des éléments suivis, visibles au prochain entretien.

Effets mesurés

• 89 % de campagnes menées à terme
• 10 min pour lancer une campagne
• 2 ans d'historique comparable par salarié

• Les managers savent quoi dire : la trame guide sans enfermer.
• Les besoins de formation exprimés partent directement vers le plan de développement.
• Le bilan à six ans se prépare tout seul, pièces à l'appui.
• La DRH mesure enfin la complétion réelle, pas les promesses de complétion.
• Chaque entretien s'ouvre sur les engagements du précédent.

Questions traitées

Couvrez-vous l'entretien professionnel obligatoire et le bilan à six ans ?

Oui. Les deux trames sont fournies et rattachées aux échéances légales de chaque salarié, calculées depuis sa date d'entrée. Une alerte part deux mois avant la date butoir et le bilan récapitulatif s'appuie sur l'historique réel des formations et des entretiens enregistrés dans Hexoteam.

Le salarié peut-il refuser de signer son compte rendu ?

Oui, et le refus est tracé comme tel avec la possibilité d'ajouter un commentaire libre. Le document conserve sa valeur de preuve de tenue de l'entretien sans laisser croire à un accord qui n'existe pas.

Peut-on lier les entretiens aux augmentations ?

Les campagnes de révision salariale s'appuient sur les résultats d'entretien, mais restent un circuit distinct avec ses propres autorisations. Un manager voit ses évaluations sans accéder aux enveloppes budgétaires globales.

Entités de données

• ReviewCampaign
• Review
• Objective

Intégrations

Microsoft Teams · Slack · Google Agenda · Outlook · API REST & webhooks

Capacités

• Parcours par profil — Un modèle par métier, statut ou site : un commercial itinérant et un développeur en télétravail ne reçoivent pas la même liste de tâches ni le même matériel.
• Préboarding — Entre la signature et l'arrivée, le futur salarié accède à un espace dédié : documents à fournir, présentation de l'équipe, plan d'accès et programme de la première semaine.
• Tâches réparties et relancées — Chaque tâche a un responsable nommé et une échéance relative au jour d'arrivée (J-10, J-1, J+7). Les retards remontent automatiquement.
• Matériel et accès — Commande du poste, du téléphone et des badges, création des comptes applicatifs et attribution des autorisations, déclenchées depuis la même liste.
• Documents à signer — Contrat, règlement intérieur, charte informatique et mutuelle partent en signature électronique et rejoignent le coffre-fort une fois signés.
• Suivi de période d'essai — Points à 30, 60 et 90 jours planifiés d'office, avec alerte avant la date limite de rupture ou de renouvellement.

Déroulé opérationnel

1. 1La promesse est signée — La création du dossier salarié déclenche le parcours correspondant à son profil, sans ressaisie des informations déjà connues.
2. 2Chacun reçoit sa liste — RH, manager, IT et office management voient uniquement leurs tâches, datées par rapport au jour d'arrivée.
3. 3Le collaborateur se prépare — Son espace de préboarding lui donne le contexte, récupère ses pièces et fait signer ses documents avant même son arrivée.
4. 4Le suivi continue jusqu'à la titularisation — Points d'étape, objectifs de la période d'essai et décision finale sont tracés au dossier.

Effets mesurés

• J+1 collaborateur pleinement équipé
• -40 % de time-to-hire
• 4,6/5 satisfaction des nouveaux arrivants

• Plus de premier jour passé à attendre un ordinateur ou un badge.
• Le manager n'improvise plus le programme de la première semaine.
• Les pièces obligatoires sont réunies avant l'entrée, pas trois semaines après.
• La période d'essai est arbitrée à temps, avec des éléments écrits.
• L'expérience vécue devient un argument de recrutement mesurable.

Questions traitées

Peut-on déclencher l'onboarding depuis notre ATS ?

Oui. L'API et les webhooks permettent de créer le dossier salarié et de lancer le parcours dès le passage d'un candidat au statut « embauché » dans votre outil de recrutement, sans double saisie.

Comment gérez-vous les arrivées groupées ?

Une promotion entière peut être créée par import, chaque personne recevant son parcours individuel. Le tableau de suivi affiche l'avancement croisé de la cohorte pour repérer immédiatement une tâche bloquante commune.

Le préboarding est-il accessible avant la création du compte ?

Oui, via un lien personnel à durée limitée envoyé sur l'adresse personnelle du futur salarié. Aucun accès au système d'information de l'entreprise n'est ouvert avant la date d'entrée effective.

Entités de données

• OnboardingJourney
• OnboardingTask

Intégrations

Welcome to the Jungle · Teamtailor · Workable · Google Workspace · Microsoft Entra ID · Slack · API REST & webhooks

Capacités

• Procédure par motif — Démission, rupture conventionnelle, licenciement, fin de CDD ou départ à la retraite déclenchent chacun leur liste de tâches, délais et documents obligatoires.
• Documents de fin de contrat — Certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte et reçu pour solde : générés depuis le dossier, signés et archivés.
• Restitution du matériel — L'inventaire remis au salarié pendant l'onboarding devient la liste de restitution, avec état constaté et signature contradictoire.
• Révocation des accès — Comptes applicatifs, badges et autorisations sont coupés à la date effective de sortie, ni avant ni après, avec journal horodaté.
• Entretien de départ — Trame d'exit interview avec analyse agrégée des motifs de départ par service, ancienneté et manager.
• Archivage et purge — Le dossier bascule en conservation légale, avec purge programmée des données dont la durée de rétention est expirée.

Déroulé opérationnel

1. 1Déclarer le départ — Motif, date de notification, préavis et date de sortie effective. Les délais légaux sont calculés et rappelés.
2. 2Dérouler la procédure — RH, manager et IT reçoivent leurs tâches datées, du transfert des dossiers à la coupure des accès.
3. 3Éditer et signer les documents — Les pièces de fin de contrat sont générées avec les données réelles du dossier, signées puis archivées au coffre-fort.
4. 4Capitaliser — L'entretien de départ alimente les indicateurs de turnover, exploitables par service et par manager.

Effets mesurés

• 100 % des accès révoqués le jour J
• 0 document légal oublié
• -6 j sur l'établissement du solde de tout compte

• Un compte actif après un départ est une faille de sécurité, pas un détail administratif.
• Un document de fin de contrat manquant se paie devant le conseil de prud'hommes.
• Le matériel non restitué disparaît des inventaires sans que personne ne le remarque.
• Les motifs de départ agrégés révèlent des problèmes managériaux invisibles individuellement.
• Une sortie soignée entretient la marque employeur et facilite les retours.

Questions traitées

Les documents générés sont-ils juridiquement conformes ?

Les modèles suivent les mentions obligatoires en vigueur et sont mis à jour par notre équipe conformité. Ils restent des modèles : nous recommandons une validation par votre conseil social lors de la configuration initiale, notamment pour les clauses spécifiques à votre convention collective.

Quand les accès sont-ils réellement coupés ?

À la date de sortie effective, à l'heure que vous définissez. En cas de départ immédiat, une révocation d'urgence coupe tous les accès en une action, avec traçabilité de l'auteur et du motif.

Combien de temps conservez-vous le dossier ?

Les durées de conservation sont paramétrables par nature de donnée, avec des valeurs par défaut alignées sur les obligations françaises — cinq ans pour les bulletins de paie côté employeur, cinquante ans pour le double électronique, cinq ans pour les documents de fin de contrat. La purge s'exécute automatiquement à échéance.

Entités de données

• OffboardingCase
• AssetReturn

Intégrations

Microsoft Entra ID · Google Workspace · Okta · Silae · API REST & webhooks

Capacités

• Recueil des besoins — Demandes du salarié, préconisations du manager et besoins issus des entretiens convergent dans une file unique à arbitrer.
• Budget et arbitrage — Enveloppe par service, coût pédagogique, frais annexes, cofinancement OPCO : le reste à charge est calculé avant la décision, pas après.
• Catalogue et organismes — Catalogue interne et externe, organismes référencés avec leur certification Qualiopi, tarifs négociés et évaluations passées.
• Sessions et logistique — Dates, formateur, salle ou lien visio, convocations et rappels automatiques. Les absences en formation sont visibles dans le planning d'équipe.
• Émargement et preuves — Feuille de présence électronique, attestation de fin de formation et évaluation à chaud archivées au dossier du salarié.
• Matrice de compétences — Compétences acquises, habilitations et certifications avec dates d'expiration et alerte de recyclage avant échéance.

Déroulé opérationnel

1. 1Recueillir — Les besoins arrivent en continu depuis les entretiens et les demandes directes, qualifiés par compétence visée.
2. 2Arbitrer — Vous construisez le plan par glisser-déposer, avec le budget restant affiché en permanence.
3. 3Organiser — Inscriptions, convocations et rappels partent seuls ; l'absence est répercutée dans le planning de l'équipe.
4. 4Prouver — Présence, attestation et évaluation constituent le dossier opposable lors d'un contrôle ou d'un audit.

Effets mesurés

• 1 clic du besoin exprimé au plan
• 100 % des preuves de présence archivées
• Temps réel budget engagé vs consommé

• Le bilan à six ans se documente sans reconstitution manuelle.
• Les habilitations expirées sont détectées avant l'incident, pas pendant.
• Le cofinancement OPCO est demandé dans les délais, pièces prêtes.
• L'arbitrage budgétaire s'appuie sur le reste à charge réel.
• La matrice de compétences sert au staffing autant qu'à la formation.

Questions traitées

Gérez-vous le cofinancement par les OPCO ?

Le module calcule le reste à charge après prise en charge prévisionnelle et conserve les pièces nécessaires au dossier de remboursement. La transmission au portail de votre OPCO reste manuelle : nous ne remplaçons pas votre interlocuteur, nous préparons le dossier complet.

Peut-on tracer des habilitations réglementaires ?

Oui. CACES, habilitations électriques, SST, permis et certifications métier sont suivis avec date d'obtention, durée de validité et alerte de recyclage paramétrable, par défaut trois mois avant expiration.

Les formations internes sont-elles gérées de la même façon ?

Oui, avec un formateur interne à la place de l'organisme. Le coût interne est valorisé au coût chargé du formateur, ce qui rend comparable le coût réel d'une formation interne et externe.

Entités de données

• TrainingNeed
• TrainingSession
• SkillRecord

Intégrations

OPCO (dossier préparé) · Zoom · Microsoft Teams · 360Learning · API REST & webhooks

Capacités

• Génération depuis le dossier — Le contrat reprend les données réelles du salarié : identité, poste, rémunération, convention, horaires. Aucune ressaisie, donc aucune divergence entre le document et le système.
• Modèles et clauses conditionnelles — Un même modèle porte les variantes cadre, non-cadre, temps partiel ou télétravail : les clauses s'activent selon les caractéristiques du contrat.
• Circuits multi-signataires — Salarié, manager, direction et tiers signent dans l'ordre que vous définissez, en parallèle ou en séquence, avec relances automatiques.
• Identification renforcée — Signature simple par code SMS ou avancée avec vérification d'identité par pièce officielle, selon le niveau de risque du document.
• Dossier de preuve — Horodatage qualifié, empreinte du document, journal des événements et attestation de signature constituent le faisceau opposable en cas de contestation.
• Suivi et relances — Tableau de bord des documents en attente, relances programmées et alerte à l'approche d'une date d'effet non signée.

Déroulé opérationnel

1. 1Choisir le modèle — Le document se compose à partir des données du dossier, les clauses conditionnelles s'activent seules.
2. 2Définir le circuit — Signataires, ordre, niveau de signature et date limite. Le circuit est enregistré comme modèle réutilisable.
3. 3Envoyer et suivre — Chaque signataire reçoit un lien personnel ; l'avancement est visible en temps réel et les relances partent automatiquement.
4. 4Archiver — Le document signé et son dossier de preuve rejoignent le coffre-fort et le dossier du salarié, sans manipulation.

Effets mesurés

• 2 min pour signer un contrat
• eIDAS niveaux simple et avancé
• -12 j sur le délai moyen de retour signé

• Une signature sans dossier de preuve se conteste facilement devant un juge.
• L'horodatage qualifié établit la date certaine, que le salarié soit présent ou non.
• L'empreinte du document détecte toute modification ultérieure d'un caractère.
• Le journal des événements retrace chaque consultation et chaque relance.
• Le lien vers le dossier salarié évite de chercher une pièce dans une boîte mail.

Questions traitées

Quel niveau de signature choisir ?

La signature électronique simple suffit pour la majorité des documents RH courants : notes de service, chartes, attestations. Nous recommandons le niveau avancé pour les contrats de travail, les avenants substantiels et les ruptures conventionnelles, où l'enjeu financier justifie une vérification d'identité renforcée.

Un salarié sans smartphone peut-il signer ?

Oui. La signature peut se faire depuis un poste partagé avec envoi du code sur une adresse e-mail, ou en présentiel sur une tablette de l'entreprise. Le document reste également imprimable pour une signature manuscrite, qui sera alors numérisée et rattachée au dossier.

Que devient le document si le salarié refuse de signer ?

Le refus est enregistré avec sa date et son motif éventuel, et le document reste au dossier avec le statut « refusé ». Aucune signature n'est jamais présumée en cas de non-réponse : l'absence de réponse est un statut distinct du refus explicite.

Entités de données

• SignatureRequest
• SignatureEvidence

Intégrations

Silae · Cegid Paie · Payfit · Docaposte · API REST & webhooks

Capacités

• Distribution automatique — Les bulletins déposés par votre gestionnaire de paie sont rapprochés du bon salarié, notifiés et disponibles le jour même dans son espace.
• Archivage à valeur probante — Empreinte, horodatage et journal d'intégrité conformes aux exigences de l'archivage électronique probant, vérifiables à tout moment.
• Chiffrement et cloisonnement — Chiffrement au repos et en transit, cloisonnement par salarié et hébergement en France chez un prestataire certifié.
• Durées de conservation — Chaque nature de document porte sa durée légale. À échéance, la purge s'exécute automatiquement avec traçabilité de la suppression.
• Recherche et récupération — Recherche plein texte sur le contenu et les métadonnées, export d'un dossier complet en une archive datée en cas de contrôle.
• Journal d'accès — Qui a consulté, téléchargé ou supprimé quel document, quand et depuis où. Le journal est lui-même inaltérable.

Déroulé opérationnel

1. 1Déposer — Dépôt manuel, import en masse ou flux automatique depuis votre logiciel de paie, avec rapprochement sur le matricule.
2. 2Sceller — Le document reçoit son empreinte et son horodatage ; toute modification ultérieure serait détectable.
3. 3Distribuer — Le salarié est notifié et accède à son coffre depuis le portail ou l'application mobile.
4. 4Conserver puis purger — La durée légale court à partir de la date du document ; la purge à échéance est automatique et tracée.

Effets mesurés

• 50 ans de conservation probante
• AES-256 chiffrement au repos
• À vie accès conservé après le départ

• Un bulletin perdu par un ancien salarié n'est plus une demande à traiter en urgence.
• Le contrôle URSSAF obtient un dossier complet et daté en quelques minutes.
• La suppression à échéance protège aussi l'entreprise : conserver trop longtemps est un manquement RGPD.
• Le journal d'accès répond à la question « qui a vu ce document » sans enquête interne.
• Le salarié conserve ses documents même si l'entreprise change d'outil ou disparaît.

Questions traitées

Que devient le coffre du salarié après son départ ?

Il conserve son accès personnel à vie, indépendamment de son contrat de travail. Ses documents restent consultables et téléchargeables, tandis que l'employeur perd toute possibilité de les modifier. C'est l'exigence qui distingue un vrai coffre-fort personnel d'un simple espace de partage.

Où sont hébergées les données ?

En France, chez un hébergeur certifié ISO 27001, avec réplication sur deux centres de données distincts. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne, y compris pour les traitements de recherche et de sauvegarde.

Comment prouve-t-on l'intégrité d'un document archivé ?

Chaque document porte une empreinte cryptographique calculée au dépôt et un jeton d'horodatage. La vérification recalcule l'empreinte et la compare : toute altération, même d'un caractère, rend l'écart immédiatement visible. Le rapport de vérification est exportable.

Entités de données

• VaultDocument
• VaultAccessLog

Intégrations

Silae · Cegid Paie · Sage Paie · Payfit · SFTP sécurisé · API REST & webhooks

Capacités

• Imputation des heures — Le collaborateur affecte son temps à un projet, un lot et une tâche depuis la même interface de pointage. Aucune double saisie dans un outil de gestion séparé.
• Coût chargé par profil — Salaire, charges patronales, frais de structure et taux d'occupation composent un coût horaire par profil ou par personne, révisable chaque année.
• Budget et consommé — Budget vendu, budget interne, consommé à date et reste à faire. L'écart est calculé en euros et en jours, pas seulement en pourcentage.
• Marge en temps réel — Marge brute par projet, par client et par typologie de mission, avec alerte dès que la trajectoire sort du couloir défini.
• Staffing et capacité — Affectations prévisionnelles confrontées aux absences validées : la capacité affichée tient compte des congés, pas seulement du contrat.
• Notes de frais rattachées — Déplacements et achats sont imputés au projet et entrent dans le calcul de marge, au lieu de disparaître dans les frais généraux.

Déroulé opérationnel

1. 1Cadrer le projet — Client, budget vendu, lots, jalons et équipe pressentie. Les taux de coût sont hérités des profils affectés.
2. 2Imputer au fil de l'eau — Les heures pointées et les frais engagés alimentent le consommé sans ressaisie ni consolidation de fin de mois.
3. 3Piloter l'écart — Le reste à faire est réestimé par le chef de projet ; la marge prévisionnelle se recalcule automatiquement.
4. 4Capitaliser — Le réalisé de chaque mission nourrit vos prochains chiffrages : vous vendez sur des données, plus sur une intuition.

Effets mesurés

• +11 pts de marge sur les projets suivis
• J+1 actualisation du consommé
• 6 sem. de visibilité sur la capacité

• Un suivi de temps déconnecté du coût ne dit rien de la rentabilité.
• La capacité calculée sans les congés validés est systématiquement optimiste.
• Un dérapage détecté à 40 % d'avancement se rattrape ; à 95 %, il se constate.
• Le coût chargé rend comparables une ressource interne et une prestation externe.
• Les chiffrages s'appuient sur le réalisé des missions passées, pas sur une moyenne de marché.

Questions traitées

Faut-il que tous les salariés pointent par projet ?

Non. L'imputation par projet s'active par population : elle a du sens pour les équipes de production ou de conseil, beaucoup moins pour les fonctions support. Les coûts des fonctions support sont alors répartis via un taux de frais de structure paramétrable.

Le coût chargé est-il visible par les managers ?

Non par défaut. La rentabilité par projet et les coûts individuels relèvent d'autorisations distinctes : un chef de projet peut suivre son consommé en jours sans accéder aux salaires de son équipe. Le module d'autorisations permet ce cloisonnement au champ près.

Remplacez-vous notre ERP ou notre outil de facturation ?

Non. Hexoteam produit les données de temps, de coût et de marge, et les expose par API ou par export vers votre ERP, votre outil de facturation ou votre BI. Nous couvrons la chaîne RH jusqu'au coût, pas le cycle de vente ni la comptabilité générale.

Entités de données

• Project
• ProjectAllocation
• CostRate

Intégrations

Pennylane · Sage · Cegid · Power BI · Looker Studio · API REST & webhooks

Capacités

• Arborescence et métadonnées — Chaque document porte une nature, une entité, un salarié, une date d'effet et une durée de conservation. Le classement découle des métadonnées, pas de l'endroit où quelqu'un a déposé le fichier.
• Recherche plein texte — Le contenu des PDF est indexé, y compris les documents numérisés grâce à la reconnaissance de caractères. On cherche une clause, pas un nom de fichier.
• Versions et signatures — Historique complet des versions, comparaison entre deux révisions et lien direct vers le circuit de signature associé.
• Modèles et publipostage — Générez cent attestations en une opération depuis un modèle et un filtre de population, chacune personnalisée avec les données réelles.
• Droits par nature de document — Un manager voit les documents de son équipe, pas les pièces médicales ni les dossiers disciplinaires. Le cloisonnement est déclaratif, pas laissé à la vigilance.
• Étiquettes et rappels — Documents à échéance, pièces manquantes par salarié et relances automatiques pour compléter un dossier incomplet.

Déroulé opérationnel

1. 1Déposer ou générer — Import individuel, en masse, par e-mail dédié, ou génération depuis un modèle avec les données du dossier.
2. 2Qualifier — La nature du document détermine son classement, ses droits d'accès et sa durée de conservation, sans intervention manuelle.
3. 3Exploiter — Recherche, consultation, partage limité dans le temps et export d'un dossier complet en une archive.
4. 4Conserver puis purger — L'échéance légale déclenche la suppression, tracée dans le journal — conserver trop longtemps est aussi un manquement.

Effets mesurés

• 1 référentiel documentaire
• < 2 s pour retrouver une pièce
• Auto purge à échéance légale

• Plus de version « finale_v3_ok » qui circule en pièce jointe.
• Le dossier d'un salarié se constitue en un clic pour un contrôle.
• Les pièces manquantes sont visibles avant l'audit, pas pendant.
• Les droits d'accès sont vérifiables, donc défendables.
• La purge à échéance est appliquée, pas simplement promise.

Questions traitées

Peut-on migrer nos dossiers existants ?

Oui. Nous reprenons vos dossiers depuis un partage réseau ou un espace cloud, avec rapprochement automatique sur le matricule ou le nom, puis contrôle qualité sur un échantillon. La reprise est incluse dans tous les forfaits.

Les documents médicaux sont-ils traités différemment ?

Oui. Les pièces relevant du secret médical sont stockées dans un espace à accès restreint, invisible pour les managers et les administrateurs généraux, et accessibles uniquement aux profils explicitement habilités. Leur consultation est systématiquement journalisée.

Entités de données

• Document

Intégrations

Google Drive · SharePoint · Dropbox Business · SFTP sécurisé · API REST & webhooks

Capacités

• Self-service complet — Demander une absence, consulter un solde, télécharger un bulletin ou générer une attestation d'emploi sans passer par un tiers.
• Données personnelles à jour — Changement d'adresse, de RIB, de situation familiale ou de contact d'urgence, soumis à validation RH quand la donnée l'exige.
• Application mobile native — Pointage, demandes et notifications depuis le téléphone, y compris hors ligne pour les équipes terrain.
• Fil d'actualité — Annonces de l'entreprise, arrivées, anniversaires professionnels et documents à lire, avec accusé de lecture quand c'est nécessaire.
• Notifications utiles — Une demande validée, un bulletin disponible, un document à signer. Les notifications sont paramétrables par canal et par type.
• Accessibilité — Interface conforme aux critères WCAG AA : contrastes vérifiés, navigation clavier complète et compatibilité avec les lecteurs d'écran.

Déroulé opérationnel

1. 1Se connecter — Authentification par e-mail professionnel, SSO d'entreprise ou lien magique pour les populations sans poste informatique.
2. 2Agir — Les actions les plus fréquentes sont accessibles en un geste depuis l'écran d'accueil, sans navigation dans des menus.
3. 3Suivre — L'état de chaque demande est visible en permanence : qui doit agir, depuis quand, et à quelle échéance.

Effets mesurés

• 94 % d'adoption en un mois
• -61 % de sollicitations du service RH
• iOS/Android application native

• Une interface qui demande une formation n'est pas utilisée par les équipes terrain.
• Le mobile n'est pas un confort : c'est le seul écran d'une partie de vos salariés.
• Le self-service réduit les sollicitations RH sans dégrader la relation.
• L'accusé de lecture transforme une note de service en preuve de diffusion.
• L'accessibilité élargit l'usage plutôt qu'elle ne coche une case.

Questions traitées

Les salariés sans adresse e-mail professionnelle peuvent-ils accéder au portail ?

Oui. Un accès par numéro de téléphone et code à usage unique est prévu pour les populations sans messagerie d'entreprise, fréquent dans l'industrie, le commerce et les services à la personne.

Le portail est-il personnalisable à nos couleurs ?

Logo, couleur d'accentuation et libellés des rubriques sont paramétrables. La structure de navigation reste stable : elle a été testée auprès d'utilisateurs et nous ne la rendons pas modifiable pour préserver l'adoption.

Entités de données

• EmployeeProfile

Intégrations

Microsoft Entra ID · Google Workspace · Okta · Slack · API REST & webhooks

Capacités

• Indicateurs sociaux normés — Chaque indicateur affiche sa formule et son périmètre. Deux personnes qui lisent le même taux d'absentéisme parlent enfin de la même chose.
• Index égalité professionnelle — Calcul des cinq indicateurs de l'index, détection des données manquantes et export du tableau de déclaration.
• Segmentation libre — Par entité juridique, site, service, statut, genre, tranche d'âge ou ancienneté, avec seuil d'anonymisation configurable sur les petits effectifs.
• Séries historiques — Comparaison mois à mois et année à année sur trois ans glissants, avec conservation des définitions d'origine pour éviter les faux écarts.
• Alertes sur seuils — Notification dès qu'un indicateur franchit un seuil que vous avez fixé : absentéisme par service, turnover sur les six premiers mois, écart salarial.
• Exports et BI — Export PDF pour le CSE, tableur pour la direction, connecteur direct pour Power BI ou Looker Studio.

Déroulé opérationnel

1. 1Rien à saisir — Les indicateurs se nourrissent des mouvements déjà enregistrés : contrats, absences, temps, rémunérations.
2. 2Choisir la maille — Le même indicateur se lit au niveau groupe, entité, site ou service, avec anonymisation automatique sous le seuil défini.
3. 3Diffuser — Tableaux de bord partagés par rôle, envois programmés et exports réglementaires prêts à déposer.

Effets mesurés

• 40+ indicateurs prêts à l'emploi
• 0 export manuel nécessaire
• 36 mois d'historique comparable

• Le taux d'absentéisme varie du simple au double selon ce qu'on y met : la formule est affichée.
• L'anonymisation sous seuil évite d'identifier une personne dans un service de quatre.
• L'historique conserve la définition d'origine, donc les comparaisons restent honnêtes.
• Le bilan social se prépare en continu plutôt qu'en trois semaines de collecte.
• Les alertes sur seuil transforment un tableau de bord en système de détection.

Questions traitées

Comment gérez-vous l'anonymat sur les petits effectifs ?

Un seuil minimal d'effectif, par défaut à cinq personnes, masque toute valeur qui permettrait d'identifier un individu. Le seuil est configurable à la hausse et s'applique à toutes les segmentations, y compris croisées, afin d'éviter la réidentification par recoupement.

Peut-on créer nos propres indicateurs ?

Oui, à partir des entités de la plateforme et d'un éditeur de formule, avec la possibilité de figer la définition pour préserver la comparabilité des séries. Les indicateurs personnalisés cohabitent avec les indicateurs normés sans les modifier.

Entités de données

• MetricDefinition
• MetricSnapshot

Intégrations

Power BI · Looker Studio · Tableau · Excel / CSV · API REST & webhooks

Capacités

• Rattachements multiples — Hiérarchique, fonctionnel et projet coexistent : une personne peut dépendre d'un manager pour ses congés et d'un autre pour son activité.
• Multi-entités — Groupes, filiales, établissements et unités économiques et sociales sont modélisés avec leurs effectifs propres et leurs conventions.
• Circuits de validation — Les approbations de congés, de notes de frais et de recrutement suivent l'organigramme, avec délégation automatique en cas d'absence du valideur.
• Vue effectifs — Effectif par branche, postes ouverts, postes vacants et taux d'encadrement lisibles directement sur l'arbre.
• Scénarios de réorganisation — Simulez un rattachement différent ou une fusion de services en brouillon, comparez l'impact sur les effectifs, puis appliquez à une date choisie.
• Recherche et annuaire — Trombinoscope, recherche par compétence, poste ou site, et fiche contact accessible depuis n'importe quel nœud.

Déroulé opérationnel

1. 1Modéliser — Entités, services et postes sont créés une fois ; les salariés y sont rattachés depuis leur dossier.
2. 2Utiliser — Les circuits de validation et les périmètres de visibilité découlent de cette structure, sans configuration parallèle.
3. 3Faire évoluer — Un scénario daté prépare la réorganisation ; l'historique conserve la structure telle qu'elle était à chaque date.

Effets mesurés

• Toujours à jour, par construction
• Multi entités et rattachements
• 1 clic export PDF ou image

• Un organigramme décoratif se périme ; celui qui pilote les validations est maintenu.
• La délégation en cas d'absence évite les demandes bloquées pendant les congés du manager.
• L'historique permet de savoir qui validait quoi à une date donnée, utile en audit.
• Les rattachements fonctionnels reflètent enfin le travail réel en mode projet.
• Le trombinoscope aide les nouveaux arrivants plus qu'un long document d'accueil.

Questions traitées

Peut-on gérer plusieurs sociétés dans un même compte ?

Oui. Les entités juridiques sont cloisonnées avec leurs propres conventions collectives, calendriers et paramètres de paie, tout en offrant une consolidation au niveau groupe pour les indicateurs et l'organigramme.

Que se passe-t-il quand un manager part ?

Son périmètre bascule vers le valideur de remplacement défini dans le scénario de départ, et les demandes en cours sont réaffectées sans être annulées. L'historique conserve l'ancien rattachement pour les périodes concernées.

Entités de données

• OrgUnit
• ReportingLine

Intégrations

Microsoft Entra ID · Google Workspace · Slack · API REST & webhooks

Capacités

• Annonces ciblées — Choisissez la population par filtre plutôt que par liste de diffusion figée : le ciblage reste juste même quand les effectifs bougent.
• Accusés de lecture — Pour un règlement intérieur ou une charte, la lecture est confirmée nominativement et horodatée, ce qui constitue la preuve de diffusion.
• Événements internes — Séminaires, réunions d'équipe, sessions d'intégration et moments de convivialité : agenda partagé, inscriptions avec places limitées, liste de participants et rappels automatiques. Les absences validées sont visibles au moment de fixer la date.
• Sondages et enquêtes — Baromètre social, eNPS, enquête post-formation ou consultation ponctuelle, avec réponses anonymes ou nominatives selon le sujet.
• Multicanal — Portail, e-mail, notification mobile et relais vers Slack ou Teams, selon le canal réellement utilisé par chaque population.
• Programmation — Publication différée, date d'expiration automatique et rappel aux personnes n'ayant pas confirmé la lecture.
• Confidentialité des réponses — Les enquêtes anonymes le sont réellement : les réponses sont dissociées de l'identité au stockage et le seuil d'affichage empêche la réidentification.

Déroulé opérationnel

1. 1Rédiger et cibler — Contenu riche, pièces jointes et filtre de population construit à partir des données RH réelles.
2. 2Diffuser — Publication immédiate ou programmée sur les canaux choisis, avec relances aux non-lecteurs.
3. 3Rassembler — Un événement se crée avec sa date, son lieu, ses places et son audience ; les inscriptions et les rappels partent seuls.
4. 4Mesurer — Taux de lecture par service, participation aux événements, réponses aux sondages et évolution de l'eNPS sur la durée.

Effets mesurés

• Ciblage par entité, site ou statut
• Preuve de diffusion horodatée
• eNPS mesuré en continu

• Le ciblage par filtre survit aux réorganisations, contrairement aux listes de diffusion.
• L'accusé de lecture transforme une intention en preuve opposable.
• Un événement planifié sans regarder les congés validés se tient devant une salle à moitié vide.
• Un anonymat crédible est la condition de réponses honnêtes.
• Mesurer la lecture révèle les populations réellement injoignables.

Questions traitées

Les enquêtes anonymes le sont-elles vraiment ?

Oui. L'identité du répondant n'est jamais stockée avec sa réponse : seul un jeton à usage unique atteste de la participation, sans permettre de remonter à la personne. Les résultats sont masqués sous le seuil d'effectif que vous fixez, y compris sur les croisements de filtres.

Les événements tiennent-ils compte des absences ?

Oui. Au moment de fixer une date, le module affiche le nombre de personnes de l'audience déjà en congé ou en formation validée sur le créneau. C'est la conséquence directe du référentiel partagé : l'agenda événementiel lit les mêmes absences que le planning d'équipe.

Peut-on remplacer notre intranet ?

Non, et ce n'est pas notre objectif. Nous couvrons la communication RH ciblée et mesurée — notes de service, chartes, enquêtes sociales, événements internes. Un intranet éditorial complet reste un outil distinct, auquel nous nous relions par API.

Entités de données

• Announcement
• Acknowledgement
• SurveyResponse
• InternalEvent

Intégrations

Slack · Microsoft Teams · Outlook · Google Agenda · API REST & webhooks

Capacités

• Rôles et permissions — Rôles standards prêts à l'emploi — RH, manager, salarié, paie, direction — et rôles personnalisés avec permissions en lecture, écriture et validation par objet.
• Périmètres de visibilité — Un rôle s'applique à un périmètre : une entité, un site, un service ou une branche de l'organigramme. Le même rôle ne donne pas les mêmes accès à deux personnes différentes.
• Granularité au champ — Masquez le salaire, l'adresse ou la date de naissance pour un rôle donné tout en laissant le reste de la fiche accessible.
• SSO, SCIM et MFA — Authentification unique SAML ou OpenID Connect, provisionnement et déprovisionnement automatiques via SCIM, second facteur obligatoire pour les rôles sensibles.
• Journal d'audit — Chaque consultation, modification, export et changement de droit est enregistré avec auteur, date, adresse et valeur avant/après.
• Revue périodique — Campagne de revue des accès : chaque responsable confirme ou retire les droits de son périmètre, avec rapport exportable pour l'audit.

Déroulé opérationnel

1. 1Définir — Rôles, permissions et périmètres sont modélisés une fois, en s'appuyant sur l'organigramme existant.
2. 2Attribuer — L'attribution est nominative et datée ; elle peut être temporaire, par exemple pour un remplacement.
3. 3Tracer — Toute action sensible alimente le journal d'audit, consultable et exportable mais jamais modifiable.
4. 4Revoir — La campagne de revue périodique force un réexamen explicite plutôt qu'une accumulation silencieuse de droits.

Effets mesurés

• Champ granularité des permissions
• SSO/SCIM provisionnement automatisé
• Inaltérable journal d'audit

• La minimisation n'est pas un principe abstrait : elle se paramètre champ par champ.
• Un droit attribué « en attendant » et jamais retiré est la cause la plus banale des fuites.
• Le journal d'audit protège aussi les administrateurs, en établissant ce qu'ils n'ont pas fait.
• Le déprovisionnement automatique ferme les accès le jour du départ, sans dépendre d'un rappel.
• Une revue d'accès documentée est la première pièce demandée lors d'un contrôle.

Questions traitées

Le MFA est-il imposé à tous les utilisateurs ?

Il est obligatoire par défaut pour les rôles administrateur, paie et RH, et activable pour tous. Lorsque le SSO d'entreprise est en place, la politique d'authentification de votre fournisseur d'identité s'applique et nous n'ajoutons pas de second facteur redondant.

Un administrateur peut-il consulter n'importe quel dossier ?

Non, sauf si son rôle le prévoit explicitement. Certaines catégories — pièces médicales, dossiers disciplinaires, alertes éthiques — nécessitent une habilitation distincte, et toute consultation y est journalisée puis notifiée au responsable de la protection des données.

Le journal d'audit est-il vraiment inaltérable ?

Les entrées sont stockées en écriture seule, chaînées par empreinte cryptographique et répliquées. Aucun rôle, y compris administrateur, ne dispose de permission de suppression ou de modification sur ce journal ; seule la purge automatique à échéance de conservation s'applique.

Entités de données

• Role
• RoleAssignment
• AuditEvent

Intégrations

Microsoft Entra ID (SAML, SCIM) · Okta · Google Workspace · OpenID Connect · API REST & webhooks